כפי שקורה בכל משרד (ובית) המסמכים מצטברים לאיטם עד שיום בהיר אחד אתם מגלים שיש לכם עשרות קלסרים עבי קרס עמוסים במסמכים מסוגים שונים. כיוון שקלסרים תופסים מקום רב על המדפים, נוצר מצב ש"מרוב עצים לא רואים את היער".
אלפי מסמכים (במקרה הטוב) חשובים יותר וחשובים פחות, מונחים בקלסרים, בשקיות, במגירות, בקרטונים ועל המדפים. הם תופסים שטח אחסון יקר ומעלים אבק. ולא די בכך, ברגע האמת כשאתם מחפשים מסמך מסויים בדחיפות, אתם לעולם לא תמצאו אותו.
המסמכים סותמים את המשרד כפי שכולסטרול סותם עורקים. שניהם מזיקים ואת שניהם צריך לדלל. כיצד, אם כן, סורקים את הכמויות העצומות הללו של המסמכים שהצטברו במשך שנים? זה לא פשוט אבל אפשרי.
ראשית עשו סדר בקלסרים. סדרו את המסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים. מסמכים מיותרים כדאי לגרוס או לזרוק. כעת, כשהמסמכים מסודרים בקלסרים לפי סדר הגיוני ברור, עליכם לבצע סריקת מסמכים חכמה.
אם אתם משרד או ארגון הזקוק למסמכים הללו בתפעול השוטף, כדאי שתרכשו תוכנת ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי. תוכנה כזו תדע לעשות שימוש מושכל במסמכים שתסרקו ותשלבו במערכת המחשוב שלכם. ככלל,מומלץ לסרוק מסמכים לפורמט PDF. פורמט זה יאפשר לכם בהמשך לבצע זיהוי טקסט על הקבצים כך שתוכלו להמיר אותם לקבצי וורד ברי עריכה.
אם אתם רוצים לחסוך כסף ואינכם רוצים להשקיע בתוכנה לניהול מסמכים, כל שעליכם לעשות עכשיו הוא להשיג סורק מסמכים מקצועי ומהיר כדי לסרוק את הקלסרים השמנמנים שלכם במהירות ובאיכות. סורק מסמכים לארכיון צריך להיות מהיר ולהכיל תכונות טכנולוגיות מתקדמות שמאפשרות למשתמש לבצע סריקה בצורה מקצועית, והכי חשוב - הוא יודע למנוע ולהודיע לכם אם שני דפים עוברים ביחד בתעלת הסריקה.
כדי להשיג סורק כזה אתם תצטרכו להיפרד מכמה אלפי שקלים. האלטרנטיבה החכמה והזולה היא לשכור סורק מסמכים לתקופה קצרה במהלכה תוכלו לסרוק את כל המסמכים שלכם מבלי להשקיע כסף רב בסורק מקצועי. לאחר שתסרקו את המסמכים קבעו לעצמכם שבכל מספר חודשים תשכירו סורק מסמכים ותבצעו "ניקוי מדפים" במהלכו תסרקו את המסמכים שיצטברו ותשלבו אותם במערכת המחשוב.
השכרת סורק מסמכים הוא הפתרון הטוב והזול ביותר אם אינכם רוצים להשקיע כסף בהזמנת שירותי סריקה מקצועיים חיצוניים.
כל שעליכם לעשות הוא לליצור קשר עם חברה המשכירה סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים, לתאם את המועד המתאים לשני הצדדים, לבצע התקנה של הסורק במשרד ולהתחיל לסרוק.
חשוב לזכור: בגמר הסריקה חובה לבצע גיבוי לחומר שסרקתם.כמו כן כדאי שתתנו שם לכל קובץ ותטחסנו אותו בתיקיה המיועדת עבורו.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il טל: 054-5880060
